Termini e Condizioni

INFORMATIVA PRIVACY (art. 13 Regolamento (UE) 2016/679 – GDPR)
Utenti del sito – Clienti e Ospiti

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1) TITOLARE DEL TRATTAMENTO
FL Hospitality S.r.l.
Sede operativa: Via Alessandro Maria Calefati, 141 – 70122 Bari (BA) – Italia
P. IVA: 09126800722
E-mail: flhospitalitysrl@gmail.com
PEC: flhospitalitysrl@pec.it

2) AMBITO DI APPLICAZIONE
La presente Informativa descrive le modalità di trattamento dei dati personali:
a) degli utenti che consultano il sito web e/o contattano la Struttura;
b) dei clienti e degli ospiti che effettuano prenotazioni e soggiornano presso le strutture gestite dal Titolare.

3) CATEGORIE DI DATI TRATTATI
Il Titolare può trattare le seguenti categorie di dati personali:
a) Dati di navigazione e tecnici: indirizzo IP, log, identificativi del dispositivo, tipo browser, informazioni tecniche relative alla consultazione del sito e/o del booking engine.
b) Dati forniti dall’utente: nome, cognome, e-mail, telefono, contenuto delle richieste inviate via e-mail/telefono/WhatsApp o altri canali.
c) Dati di prenotazione e soggiorno: date di arrivo/partenza, numero ospiti, preferenze/necessità comunicate, comunicazioni operative e richieste di assistenza.
d) Dati identificativi degli ospiti: dati anagrafici ed estremi del documento di identità, ove richiesti per l’erogazione del servizio e/o per obblighi di legge.
e) Dati amministrativo-contabili: dati necessari per pagamenti e fatturazione (es. dati intestazione fattura). I dati delle carte di pagamento, ove utilizzati, sono trattati dai relativi provider secondo le rispettive policy e misure di sicurezza; il Titolare, di norma, non memorizza integralmente i dati della carta.
f) Eventuali dati “particolari” (art. 9 GDPR): solo se l’interessato li comunica spontaneamente (es. esigenze sanitarie o alimentari). In tal caso saranno trattati nei limiti di stretta indispensabilità e secondo la base giuridica applicabile.

4) FINALITÀ DEL TRATTAMENTO E BASI GIURIDICHE
I dati sono trattati per le seguenti finalità:

A) Gestione richieste e contatti (precontrattuale)
- Finalità: rispondere a richieste, preventivi, informazioni su disponibilità e servizi.
- Base giuridica: esecuzione di misure precontrattuali richieste dall’interessato (art. 6.1.b GDPR) e/o legittimo interesse del Titolare a gestire le comunicazioni (art. 6.1.f GDPR).

B) Prenotazione e gestione del soggiorno (contrattuale)
- Finalità: gestione della prenotazione, conferma, comunicazioni operative (check-in/out, istruzioni di accesso), assistenza durante il soggiorno.
- Base giuridica: esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR).

C) Adempimenti di legge connessi all’attività ricettiva
- Finalità: identificazione ospiti e comunicazioni alle Autorità competenti, nonché ogni ulteriore adempimento imposto dalla normativa applicabile.
- Base giuridica: adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c GDPR).

D) Adempimenti amministrativo-contabili e fiscali
- Finalità: gestione contabile/amministrativa, fatturazione, adempimenti fiscali e tenuta scritture.
- Base giuridica: adempimento di obblighi legali (art. 6.1.c GDPR) ed esecuzione del contratto (art. 6.1.b GDPR), ove applicabile.

E) Sicurezza, prevenzione abusi/frodi, tutela dei diritti del Titolare
- Finalità: prevenire abusi, gestire contestazioni, esercitare o difendere un diritto in sede giudiziaria, gestire eventuali sinistri/danni.
- Base giuridica: legittimo interesse (art. 6.1.f GDPR). Per eventuali dati particolari: accertamento/esercizio/difesa di un diritto (art. 9.2.f GDPR), ove necessario.

F) Marketing (solo se attivato)
- Finalità: invio di comunicazioni promozionali/newsletter.
- Base giuridica: consenso dell’interessato (art. 6.1.a GDPR). Il consenso è facoltativo e revocabile in ogni momento.

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5) MODALITÀ DEL TRATTAMENTO E MISURE DI SICUREZZA
Il trattamento avviene con strumenti informatici e/o cartacei, nel rispetto dei principi di liceità, correttezza e trasparenza, adottando misure tecniche e organizzative adeguate per la sicurezza e la riservatezza dei dati (art. 32 GDPR).

6) CONFERIMENTO DEI DATI
- Il conferimento dei dati per le finalità B), C) e D) è necessario: il mancato conferimento può impedire la prenotazione e/o l’erogazione del servizio.
- Il conferimento dei dati per finalità F) (marketing) è facoltativo.

7) DESTINATARI DEI DATI – RESPONSABILI DEL TRATTAMENTO
I dati possono essere comunicati o resi accessibili a:
- personale autorizzato del Titolare (dipendenti/collaboratori) nei limiti delle rispettive mansioni;
- fornitori IT e hosting;
- fornitori del booking engine e servizi di gestione prenotazioni;
- consulenti (es. commercialista), nei limiti necessari;
- istituti di pagamento e provider tecnici di incasso, ove utilizzati;
- autorità/enti pubblici nei casi previsti dalla legge.

Tali soggetti operano, a seconda dei casi, quali Responsabili del trattamento (art. 28 GDPR) o autonomi titolari. L’elenco aggiornato dei Responsabili può essere richiesto ai recapiti del Titolare.

Fornitori/servizi dichiarati (da te indicati):
- Hosting: Aruba S.p.A. (servizi hosting/e-mail/infra, secondo configurazione adottata).
- Booking engine / gestione prenotazioni: Kross Booking (o servizio equivalente integrato al sito), per la finalizzazione e gestione delle prenotazioni.

(Altri eventuali fornitori da aggiungere, se presenti: analytics, pixel marketing, WhatsApp Business, channel manager, PMS, ecc.)

8) TRASFERIMENTI VERSO PAESI EXTRA SEE
Qualora, per esigenze tecniche/organizzative, alcuni fornitori trattino dati al di fuori dello Spazio Economico Europeo, il trasferimento avverrà nel rispetto del Capo V GDPR (es. decisioni di adeguatezza o Standard Contractual Clauses).

9) PERIODI DI CONSERVAZIONE
I dati sono conservati per il tempo necessario alle finalità indicate e, in ogni caso, secondo i seguenti criteri indicativi:
- richieste di contatto/preventivi: fino a 12 mesi dalla chiusura della richiesta, salvo ulteriori necessità;
- dati di prenotazione e soggiorno: fino a 10 anni dalla conclusione del rapporto, per esigenze contrattuali, contabili e di tutela;
- dati amministrativo-contabili/fiscali: per i termini previsti dalla normativa applicabile;
- log tecnici e sicurezza: fino a 6/12 mesi, salvo necessità di accertamento di illeciti o richieste dell’Autorità;
- marketing (se attivato): fino a revoca del consenso e/o per un massimo di 24 mesi dall’ultimo contatto attivo, salvo diverso termine dichiarato.

10) DIRITTI DELL’INTERESSATO
L’interessato può esercitare i diritti previsti dagli artt. 15–22 GDPR (accesso, rettifica, cancellazione, limitazione, portabilità, opposizione; revoca del consenso per i trattamenti basati sul consenso) contattando il Titolare ai recapiti indicati:
- e-mail: flhospitalitysrl@gmail.com
- PEC: flhospitalitysrl@pec.it

È inoltre possibile proporre reclamo al Garante per la Protezione dei Dati Personali.

11) COOKIE E STRUMENTI DI TRACCIAMENTO
Per informazioni sui cookie e su eventuali strumenti di tracciamento utilizzati dal sito, nonché per la gestione delle preferenze, consultare la “Cookie Policy” e utilizzare il link “Preferenze cookie” disponibile nel footer (se presente/attivato).

12) AGGIORNAMENTI
La presente Informativa può essere aggiornata nel tempo. La versione pubblicata sul sito è quella in vigore.

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